Prowadzisz szkolenia z zarządzania sobą w czasie? Zastanawiasz się, jak pokazać uczestnikom, że sposób w jaki planują czas pracy jest, mówiąc wprost, mało efektywny? A planowanie w oparciu o priorytety ma sens? Już słyszysz słowa: „No dobrze, ale co znaczy priorytet i jak mam cokolwiek planować, skoro wszystkie zadania są tak samo ważne? I nieustannie pojawiają się nowe, współpracownicy proszą o pomoc, szef zleca kolejne zadania „na wczoraj”, klienci przychodzą z niezapowiedzianą wizytą… Nie mam czasu napić się kawy, a co dopiero spisywać wszystko, czym muszę się zająć!” Trudno zaprzeczyć, że opisywana przez uczestników szkoleń rzeczywistość dotyczy coraz większej liczby pracowników polskich firm. Wykonywanie kilku zadań w tym samym czasie, konieczność przerywania realizowanych zadań, a co najgorsze, brak czasu na refleksję nad tym, co w danym momencie jest priorytetem stało się już codziennością nie tylko pracowników zajmujących stanowiska menedżerskie, ale również specjalistyczne. Efekt? W natłoku zajęć częste bezrefleksyjne podążanie za zadaniami, które pojawiają się niespodziewanie i chociaż są pilne, to niekoniecznie ważne z punktu widzenia kluczowych dla stanowiska i organizacji zadań.
Jak więc wytłumaczyć uczestnikom, które zadania są kluczowe, które priorytetowe, a które należy odłożyć na później lub nie wykonywać wcale? Najskuteczniej - pozwalając im doświadczyć sytuacji podobnej do tego, z czym stykają się na co dzień w swojej pracy, a jednocześnie na tyle uproszczonej, że pozwala zobaczyć związki przyczynowo – skutkowe, czyli zależności między podejmowanymi decyzjami i ich szeroko rozumianymi konsekwencjami. Pomocą służy gra szkoleniowa Kwestia czasu, w której gracz wciela się w rolę pracownika jednego z trzech działów firmy, a jego zadaniem jest zaplanowanie nadchodzącego tygodnia i realizacja zaplanowanych działań.
Co daje gra Kwestia czasu?
- Pozwala skategoryzować typy zadań ze względu na kryterium ważności i pilności, zarówno w grze, jak i rzeczywistości uczestników.
- Stanowi doskonały wstęp do dyskusji o tym, czym jest priorytet i co dla każdego z uczestników znaczy to słowo.
- Umożliwia doświadczenie konsekwencji niewykonania zadań kluczowych i/lub priorytetów i zastanowienie się nad przyczynami i narzędziami, które mogą temu zapobiec.
- Pokazuje uczestnikom, że warto planować w oparciu o priorytety i nieustannie mieć ich świadomość, dzięki czemu można uniknąć rozpraszania się przez zadania mniej ważne lub ważne dla innych.
- Uzmysławia, jak ważne jest tworzenie planu w sposób systematyczny i uporządkowany oraz jego zapisywanie.
- Pozwala zrozumieć, że pojawianie się nowych zadań jest czymś naturalnym i można nauczyć się z nimi radzić i planować to, co wydaje się niemożliwe do zaplanowania.
W grze tej jest stworzone bezpieczne środowisko do popełniania błędów i wyciągania z tego wniosków. Zaangażowanie graczy jest wysokie i im bliżej końca tygodnia, emocje sięgają zenitu. A już po grze, często pojawia się refleksja o tym, co można było zaplanować inaczej…
Agnieszka Wrona
